Développement PersonnelGestion du tempsGérer ses emails comme un pro : Le Pas-à-Pas UPmy.life

Gérer ses emails comme un pro : Le Pas-à-Pas UPmy.life

Vous êtes-vous déjà senti submergé par la quantité d’emails qui arrivent en permanence dans votre boîte de réception ? Vous ne savez plus où donner de la tête entre les newsletters, les spams, les emails professionnels et personnels ? Pas de panique, vous n’êtes pas le seul dans cette situation. La gestion des emails est devenue une compétence nécessaire à maîtriser afin de ne pas perdre de temps et de rester réactif et efficace. Ce guide pratique est là pour vous aider à gérer vos emails de manière optimale et efficace.

ENVIE DE PASSER A L'ACTION ?
Si vous pensez que votre gestion des emails n’est que la pointe de l’iceberg et que vous voulez améliorer votre productivité sur de nombreuses autres facettes, découvrez notre service “Plan d’Action Personnalisé” pour un coaching sur mesure.

Préparation

“La préparation est la clé du succès.” – Alexander Graham Bell

Outils et ressources nécessaires

Être un pro de la gestion d’emails ne requiert pas une armée d’outils ou de logiciels coûteux. Cependant, quelques ressources de base seront nécessaires pour mener à bien cette tâche efficacement.

  • Un compte email : C’est évident, mais il faut le mentionner. Que vous utilisiez Gmail, Yahoo, Outlook, ou tout autre fournisseur, il est indispensable d’avoir un compte email actif.
  • Un gestionnaire d’emails : Cet outil va vous aider à traiter vos emails de manière systématique. Il peut s’agir simplement de la messagerie de votre fournisseur d’email avec des filtres, labels, ou de logiciels de gestion d’emails plus élaborés.
  • Un bloc-notes ou un système de notes : Pour prendre des notes sur les choses importantes qui nécessitent un suivi ou une action.
  • Un bon système de gestion de tâches : Pour suivre les tâches requises par les emails et planifier leur réalisation.
  • Dédier un temps spécifique à la gestion des emails : Le but n’est pas de vérifier ses emails en permanence, mais de dédier des créneaux spécifiques pour traiter cette tâche de manière plus efficace.

Mise en place

Votre boîte de réception est probablement déjà pleine de messages divers et variés. Avant d’appliquer le système UPmy.life pour gérer vos emails, il est fortement recommandé de commencer par une session de nettoyage. Idéalement, visez une boîte de réception vide, ou « Inbox Zero ». Pour ce faire :

  • Supprimez les emails indésirables et spam.
  • Passez en revue les emails non lus et décidez de l’action à prendre pour chacun d’eux : répondre immédiatement, supprimer, archiver, mettre de côté pour répondre plus tard, transférer à quelqu’un d’autre, ou ajouter une tâche associée dans votre système de gestion de tâches.
  • Notez toutes les informations importantes contenues dans les emails que vous allez supprimer ou archiver.

Une fois cette préparation effectuée, vous êtes prêt-e à démarrer le processus pas-à-pas pour devenir un véritable pro de la gestion d’emails !

Pas-à-pas détaillé : Gestion efficace de vos emails

Étape 1 : Réduire le volume de vos emails

La première chose à faire pour gérer efficacement vos emails est de réduire leur nombre. Cela peut sembler contre-intuitif, mais en diminuant le volume d’emails que vous recevez, vous gagnerez un temps précieux.

Commencez par vous désabonner des newsletters et des campagnes marketing qui ne vous intéressent plus. Faites cela régulièrement pour garder votre inbox sous contrôle.

Astuce : Utilisez des outils comme Unroll.me qui simplifient le processus de désabonnement.

Étape 2 : Organiser et Catégoriser vos emails

Il est important de ne pas laisser tous vos mails dans votre boîte de réception principale. Créez des dossiers ou des libellés pour chaque type d’email (personnel, travail, factures, etc.) et transférez-y automatiquement les emails reçus en utilisant les règles de tri de votre client de messagerie.

Astuce : Vous pouvez colorer les dossiers pour faciliter leur repérage.

Étape 3 : Pratiquer la méthode “toucher une seule fois”

Lorsque vous ouvrez un email, décidez immédiatement quoi en faire : répondre maintenant si cela ne prend que deux minutes, supprimer, archiver ou mettre de côté pour une action ultérieure. Ne le laissez pas traîner dans votre boîte de réception.

Étape 4 : Mettre en place des moments dédiés

Choisissez des moments précis de la journée pour consulter et gérer vos emails, plutôt que de les consulter continuellement. Cela vous permettra d’éviter les interruptions constantes et de vous concentrer sur vos autres tâches.

Étape 5 : Utiliser une application de gestion des emails

Il existe de nombreuses applications qui peuvent aider à gérer vos emails plus efficacement. Des outils comme SaneBox, Spark ou Mailbird offrent des fonctionnalités utiles telles que le tri automatique, la suppression en masse, le rappel de réponse, etc.

Astuce : Explorez différentes applications pour trouver celle qui répond le mieux à vos besoins.

Étape 6 : Configurer des réponses automatiques

Pour certains types d’emails que vous recevez fréquemment, envisagez de configurer des réponses automatiques. Cela peut vous faire gagner beaucoup de temps, en particulier pour les demandes récurrentes.

Vérification

Comment savoir si c’est réussi ?
L’efficacité dans la gestion des emails se déploiera de manière progressive. Vous pourriez commencer à observer les résultats suivants :

  • Gain de temps: Vous passez moins de temps à lire, organiser et répondre aux emails.
  • Réduction du stress: Vous ne vous sentez plus dépassé par la quantité d’emails dans votre boîte de réception.
  • Amélioration de la productivité: Vous avez plus de temps à consacrer à des tâches importantes et valorisantes.
  • Boîte de réception mieux organisée: Vous pouvez facilement trouver les informations dont vous avez besoin.

Que faire si…
Voici quelques solutions aux problèmes que vous pourriez rencontrer :

…vous recevez toujours trop d’emails?

  • Revoyez à nouveau vos abonnements et désabonnez-vous des newsletters inutiles.
  • Automatisez davantage le tri de vos emails avec des règles plus précises.
  • Améliorez votre communication en expressant clairement vos attentes en matière d’emails.

… vous êtes submergé par les emails urgents?

  • Essayez de renégocier les délais quand c’est possible.
  • Priorisez les réponses aux emails selon leur importance et leur urgence.
  • Déléguez la réponse à certains emails, si c’est possible.

… certains emails continuent de passer à travers les mailles du filet de votre système?

  • Ajustez vos filtres et vos règles pour être plus précis.
  • Créez de nouveaux dossiers ou libellés pour ces emails.

Optimisation

Après avoir acquis une certaine confiance dans la gestion de vos emails, il y a toujours des moyens de peaufiner votre système pour être encore plus efficace. Voici quelques conseils supplémentaires pour optimiser votre technique :

Utilisation de raccourcis clavier

Les raccourcis clavier peuvent vous faire gagner énormément de temps. Apprenez ceux de votre client de messagerie et utilisez-les : pour écrire, répondre, forwarder, marquer des emails comme lus, supprimer, etc. Un exemple : l’utilisation du raccourci pour “répondre à tous” peut vous faire gagner quelques secondes sur chaque email.

Automatisation avec des outils

Il existe des outils qui peuvent automatiser certaines tâches liées à votre messagerie, comme le tri de vos emails, le marquage de certaines correspondances comme lues, l’envoi de réponses automatiques, et bien plus encore. Utilisez les pour gagner encore plus de temps.

Maîtriser l’art de la réponse brève

La concision est une vertu lorsqu’il s’agit de gérer vos emails. Entraînez-vous à répondre de manière plus succincte à vos messages. Non seulement cela vous permettra de gagner du temps, mais cela rendra également vos communications plus claires et efficaces.

Plus de temps de focalisation

Augmentez progressivement le temps passé à chaque session de traitement des emails. C’est un excellent moyen de renforcer votre concentration et de gérer un volume plus important de courriels plus efficacement.

Continuer à évaluer et ajuster

Enfin, le dernier conseil, mais non le moindre, est de continuer à évaluer et à ajuster votre système. Reconnaître les domaines qui ont besoin d’amélioration et mettre en œuvre des changements est la clé d’un système de gestion des emails qui évolue et s’améliore avec le temps.

Maintenant que vous avez les outils pour optimiser votre gestion des emails, vous êtes prêt à les mettre en pratique et à donner à votre productivité un sérieux coup de pouce !

Entretien et suivi

Une fois que vous avez mis en place votre système pour gérer efficacement vos emails, il est crucial de l’entretenir régulièrement pour garder une boîte de réception propre et efficace.

Des revues hebdomadaires

Prenez le temps, chaque semaine, de faire un rapide audit de votre boîte de réception. Vérifiez si vos règles, vos filtres et vos dossiers sont toujours pertinents et mettez-les à jour si nécessaire. C’est également le moment de vous assurer qu’aucun email important n’a été oubli?? ou laissé sans réponse.

Nettoyer régulièrement

Consacrez un moment chaque mois pour faire un grand nettoyage. Archiver les anciens emails, supprimer ou désabonner les newsletters non lues ou inutiles, effacer les spams. Maintenir une boîte de réception sans encombrement vous permet de rester concentré sur ce qui a de la valeur.

Une vérification trimestrielle

Faites une revue plus approfondie chaque trimestre. Vérifiez vos routines, vos habitudes et votre utilisation globale de l’email. Identifiez les domaines d’amélioration, et ajustez votre système en conséquence. Cette revue peut également inclure la vérification des paramètres de sécurité et la mise à jour des mots de passe.

Maintenir votre organisation de boîte de réception demande un effort régulier, mais cela vous permettra de rester dans le contrôle de vos emails et non l’inverse.

Récapitulatif rapide

A RETENIR

Voici un résumé des étapes essentielles pour la gestion efficace de vos emails:

  1. Préparer votre environnement email: Nettoyez votre boîte de réception, créez des dossiers ou étiquettes nécessaires, configurez votre client de messagerie.
  2. Définir des règles internes de traitement d’email: Établissez des règles strictes pour le moment et la fréquence de vérification de vos emails, et suivez-les religieusement.
  3. Trier vos emails: Utilisez la méthode ‘4D’ pour décider quelles actions entreprendre pour chaque email : Delete (Supprimer), Do (Faire), Delegate (Déléguer) ou Defer (Reporter).
  4. Utiliser des outils pour automatiser les processus: Utilisez des filtres, des règles ou d’autres outils pour automatiser le tri de vos emails autant que possible.
  5. Planifier des moments précis dans votre journée pour gérer vos emails: Evitez de vérifier vos emails tout au long de la journée. A la place, planifiez des créneaux dédiés pour gérer vos emails.
  6. Pratiquer régulièrement et affiner le système: La gestion efficace des emails est une compétence qui peut être affinée avec la pratique. N’ayez pas peur d’ajuster votre système au fur et à mesure que vous découvrez ce qui fonctionne le mieux pour vous.

Ce récapitulatif vous servira de guide facile à consulter à chaque fois que vous avez besoin d’un coup de pouce pour gérer vos emails plus efficacement.

Sujets connexes

Une bonne gestion des emails est la première étape pour maintenir votre productivité au travail. Toutefois, il existe d’autres compétences et astuces que vous pourriez acquérir pour augmenter davantage votre efficacité :

  • Organisation du temps

    Le temps est notre ressource la plus précieuse. Apprendre à mieux l’organiser vous aidera non seulement à gérer vos emails plus efficacement, mais également à optimiser votre efficacité dans tous les aspects de votre vie.

  • Gestion de projet

    Que vous gériez un grand projet ou coordonniez une petite équipe, les compétences en gestion de projet sont essentielles pour assurer le bon déroulement de vos tâches. Cela comprend la définition claire des objectifs, la planification des actions nécessaires pour les atteindre, la surveillance de votre progression et l’adaptation de votre plan si nécessaire.

  • Déléguer efficacement

    Tous les emails ne nécessitent pas votre attention directe. Apprendre à déléguer certains tâches peut vous aider à dégager du temps pour vous concentrer sur les tâches qui sont vraiment importantes pour vous.

Toutes ces compétences sont étroitement liées à la gestion des emails. En les maîtrisant, vous vous positionnerez pour devenir un véritable maestro de la productivité, capable de gérer avec brio tous les défis professionnels qui se présenteront à vous.

PS : Si vous pensez que votre gestion des emails n’est que la pointe de l’iceberg et que vous voulez améliorer votre productivité sur de nombreuses autres facettes, découvrez notre service “Plan d’Action Personnalisé” pour un coaching sur mesure.

Sommaire

Découvrez, apprenez... Avancez !