Donner du feedback constructif est un outil essentiel pour la gestion des relations, que ce soit à la maison, en société ou au travail. Avoir la capacité de faire des commentaires judicieux aide à inspirer le changement, promouvoir la croissance et améliorer les performances. Cependant, fournir un feedback peut être délicat, car il nécessite de l’honnêteté sans être blessant. C’est une compétence qui nécessite une certaine finesse. Pour vous aider, nous avons mis au point ce guide qui vous accompagnera pas à pas à travers le processus de donner un feedback constructif de manière efficace et bienveillante.
Sommaire
Préparation
Avant de vous lancer dans l’action de donner un feedback constructif, il est essentiel de se préparer en immergeant dans le bon état d’esprit et en rassemblant quelques outils importants.
Outils et ressources nécessaires
- Un environnement calme et privé : La confidentialité et le calme sont essentiels pour créer un espace sûr permettant à l’autre personne d’absorber le feedback sans distraction ni embarras.
- Documentations : Si vous avez des exemples concrets ou des documents pertinents, ayez-les à portée de main pour étayer votre feedback.
- Un stylo et du papier : Utile pour noter vos pensées avant la rencontre et pour que l’autre personne puisse noter les points importants pendant la discussion.
Mise en place
Comme pour toute discussion importante, l’endroit et le moment comptent. Choisissez un lieu calme et privé pour votre conversation. Assurez-vous d’avoir suffisamment de temps pour que vous ne soyez pas pressé. Il est aussi important de choisir le bon moment pour donner un feedback, de préférence pas dans un moment de tension ou de stress aigu. Si possible, informez la personne à l’avance que vous souhaitez lui donner un feedback, cela lui permettra de se préparer mentalement.
Avant la rencontre, faites une liste des points que vous voulez aborder. Idéalement, ces points devraient être basés sur des observations factuelles et non sur des opinions. Il est également utile de réfléchir à la façon dont vous allez structurer votre feedback. Une méthode courante est le modèle « Sandwich » : commencer par des commentaires positifs, suivis de critiques constructives et finir sur une note positive.
Remarque: Même si ce modèle est utile, il est important de ne pas minimiser les points d’amélioration en les entourant de faux éloges. La sincérité est primordiale pour un feedback constructif.
Pas-à-Pas détaillé pour donner un feedback constructif
Étape 1: Préparation du feedback
La première étape pour donner un feedback constructif est de vous préparer. Cela signifie prendre le temps de réfléchir à ce que vous voulez dire, comment vous allez le dire et comment l’autre personne pourrait y réagir.
Choisissez un moment approprié, préférez un moment calme où vous n’êtes pas pressé et où vous pourrez parler en privé. Préparez concretement ce que vous allez dire en évitant le jugement et en vous concentrant sur le comportement spécifique que vous souhaitez aborder.
Astuce: Si vous rédigez un feedback écrit, prenez du temps pour le relire plusieurs fois pour vérifier que votre message est clair, précis et respectueux.
Étape 2: Commencer la conversation
Commencez la conversation par des remarques positives. C’est une bonne façon de réchauffer l’atmosphère et de montrer à l’autre personne que vous appréciez son travail.
Communiquer de manière ouverte et transparente : faites-le savoir que vous allez donner un feedback et expliquez pourquoi vous le faites.
Astuce: Utilisez la technique du « sandwich » pour encadrer votre feedback constructif entre deux commentaires positifs.
Étape 3: Donnez votre feedback
La prochaine étape est de donner le feedback. Soyez aussi spécifique que possible, donnez des exemples concrets. Il est important de se concentrer sur le comportement et non sur la personne. Par exemple, dites : « J’ai remarqué que vos rapports contiennent souvent des erreurs » au lieu de « Vous êtes négligent ».
Exprimez comment cela vous affecte ou affecte l’équipe et proposez des suggestions pour améliorer la situation.
Étape 4: Ecouter la réponse
Après avoir partagé votre feedback, il est important de donner à l’autre personne une chance de répondre. Ecoutez attentivement, sans interrompre. C’est une étape importante pour s’assurer que le feedback est compris et accepté.
Astuce: N’oubliez pas de rester ouvert à la critique vous-même. Le feedback peut être un processus d’apprentissage bidirectionnel.
Étape 5: Conclusion de la conversation
En conclusion, remerciez la personne pour son écoute et sa réceptivité. Encouragez la personne à travailler sur les points mentionnés et assurez-vous du suivi du feedback donné.
Vérification
Une fois que vous avez terminé de donner votre feedback, il est important de vérifier son efficacité et d’assurer que votre message a été clairement compris. Voici quelques étapes pour le faire.
Comment savoir si c’est réussi ?
1. L’autre personne peut résumer votre point de vue: Demandez à la personne à qui vous avez donné le feedback de résumer ce qu’elle a compris. Si elle peut le faire avec précision, c’est un bon signe que vous avez communiqué efficacement.
2. Un plan d’action est mis en place: Si la personne à qui vous avez donné le feedback a développé un plan d’action pour s’améliorer, c’est une preuve de succès.
3. Des progrès sont observés: Sur le long terme, la réussite de votre feedback sera mesurée par les améliorations qui ont été mises en place suite à votre conversation.
Que faire si…
Si la personne prend mal le feedback: Si la personne devient défensive ou montre des signes d’énervement, essayez de rester calme et réitérez vos intentions positives. Vous pouvez également lui suggérer de prendre du temps pour réfléchir à votre feedback avant de répondre.
Si votre message n’est pas compris: Si la personne semble ne pas comprendre vos commentaires, tentez de réexpliquer vos points avec d’autres mots ou des exemples concrets.
Si vous vous sentez mal à l’aise: Donner du feedback peut être inconfortable. C’est normal et cela s’améliorera avec la pratique. N’oubliez pas l’importance de vos commentaires pour l’autre personne et pour votre relation avec elle.
5 – Optimisation
Lorsque vous êtes devenu à l’aise avec la tâche de donner du feedback constructif, vous pouvez commencer à l’optimiser pour rendre vos retours encore plus efficaces. Voici quelques éléments vers lesquels vous pouvez vous diriger pour améliorer votre processus :
Affiner votre technique d’écoute active
Perfectionnez vos compétences en écoute active. Être en capacité de retranscrire précisément ce que l’autre personne communique est un élément crucial dans le processus de feedback. Cela améliora non seulement la qualité de votre feedback, mais renforcera également votre relation avec la personne concernée.
Développer des questions puissantes
Plus vous en savez sur le contexte de la situation, plus vous êtes à même de donner un feedback pertinent. Les questions ouvertes sont d’excellents outils pour cela. Elles encourageant l’autre partie à partager davantage d’information et approfondir sa réflexion.
Adopter un langage assertif
Apprenez à exprimer vos sentiments, opinions ou besoins de manière directe, honnête, appropriée et respectueuse. Le langage assertif vous permet de donner votre avis sans dévaloriser l’autre personne, facilitant ainsi l’acceptation du feedback.
Réduire le biais
Nous avons tous des biais pouvant affecter notre jugement. Soyez conscient de vos propres préjugés et tentez de les minimiser lors de la préparation et de la fourniture de vos feedbacks. Faites l’effort d’évaluer la situation sous différents points de vue pour une analyse plus objective.
S’adapter au receveur
Chaque individu a des préférences de communication différentes. Essayez de découvrir et d’adapter votre méthode de feedback à la personnalité et aux préférences de votre interlocuteur pour maximiser son acceptation et sa compréhension.
Entretien et suivi
Fournir un feedback constructif n’est pas un acte isolé, mais plutôt un processus en cours qui nécessite un suivi régulier. Voici quelques conseils pour le faire efficacement:
Assurer un suivi régulier
Après avoir donné un feedback, il est important de suivre l’évolution de la personne à qui vous l’avez donné. Mettez en place des moments de check-in réguliers pour discuter des progrès, des défis et des ajustements nécessaires.
Réitérer votre support
Faites comprendre à votre interlocuteur qu’il n’est pas seul dans son amélioration. Montrez-lui que vous êtes disponible pour soutenir son développement et l’aider à surmonter les obstacles qui se présentent.
Actualiser votre feedback
Au fur et à mesure du temps, le contexte peut changer, de même que les comportements et les attentes. Soyez prêt à actualiser votre feedback en fonction de ces évolutions.
Récapitulatif rapide
Voici un résumé rapide des étapes pour donner un feedback constructif :
- Préparation : Commencez par vous préparer mentalement. Identifiez l’objectif de votre feedback, préparez votre message, choisissez un moment approprié et un lieu adéquat.
- Étape 1 : Commencez par des points positifs. Identifiez quelque chose de concret et pertinent que la personne a bien fait et faites-le lui savoir.
- Étape 2 : Posez le problème. Soyez précis et concret dans votre feedback, concentrez-vous sur le comportement et non sur la personne.
- Étape 3 : Partagez l’impact de la situation. Expliquez comment le comportement spécifique a affecté vous ou votre équipe.
- Étape 4 : Proposez une solution. Dites à la personne ce que vous aimeriez voir à l’avenir, ou demandez-lui de suggérer une solution.
- Étape 5 : Terminez de façon positive. Assurez-vous de laisser la personne avec des sentiments positifs et une vision claire de ce qu’elle peut améliorer.
N’oubliez pas : Ne laissez pas vos émotions prendre le dessus, restez concentré sur le fait d’aider la personne à s’améliorer. Le feedback constructif doit être une conversation ouverte et honnête, pas une critique unidirectionnelle.
Sujets Connexes
Le feedback constructif est un outil crucial dans les relations professionnelles et personnelles, mais il existe d’autres compétences et méthodes qui peuvent le compléter et renforcer son impact. Voici quelques concepts qui peuvent bénéficier d’un approfondissement :
Etre à l’écoute active : Cette compétence vous permet d’accorder votre pleine attention à l’autre personne et de comprendre vraiment son point de vue.
Gestion des conflits : En comprenant comment gérer les désaccords et les tensions, vous pouvez faire en sorte que votre feedback soit accepté de manière plus constructive.
Empathie : En vous mettant à la place de l’autre personne, vous pouvez donner un feedback qui soit à la fois honnête et respectueux de ses sentiments.
Communication non violente : Cette méthode de communication vous aide à exprimer vos besoins et sentiments sans blâmer ou critiquer la personne en face.
Développement de l’intelligence émotionnelle : La capacité de comprendre et de gérer vos propres émotions et celles des autres peut grandement améliorer la qualité de votre feedback.
Ces sujets sont tous pertinents pour donner un feedback constructif et peuvent vous aider à devenir un meilleur communicateur. En explorant et en travaillant sur ces compétences, vous pouvez vous assurer que votre feedback est non seulement entendu, mais aussi accepté et utilisé pour le développement personnel et professionnel.
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