UPmy.life : Bonjour Raphaël. Pouvez-vous vous présenter brièvement à nos lecteurs?
Raphaël : Bonjour, je m’appelle Raphaël, j’ai 34 ans et je travaille dans le secteur des technologies depuis une dizaine d’années. J’évolue dans un univers en constante transformation où la communication joue un rôle essentiel.
UPmy.life : Parlez-nous de votre parcours avant d’arriver à la problématique de la gestion des malentendus dans la communication.
Raphaël : Et bien, j’ai toujours considéré que j’étais un communicateur efficace. J’ai obtenu mon premier emploi peu de temps après l’université dans une grande entreprise de la Tech, où j’étais constamment en interaction avec des équipes à travers le monde. Avec le temps, j’ai remarqué qu’il y avait souvent des incompréhensions dans nos échanges, ce qui créait parfois des tensions et compliquait considérablement le travail d’équipe.
UPmy.life : Comment en êtes-vous venu à prendre conscience que la gestion des malentendus était un enjeu majeur dans la communication?
Raphaël : Pour être honnête, j’ai commencé à prendre réellement conscience de la situation lors d’un projet particulièrement complexe qui a souffert de multiples incompréhensions. Cela a eu tel un important impact sur la réalisation du projet que j’ai décidé d’approfondir la question et d’améliorer ma communication pour éviter que cela ne se reproduise.
UPmy.life : Pouvez-vous nous donner plus de détails sur la communication au sein de votre équipe et les problèmes que vous rencontriez?
Raphaël : À l’origine, je pensais que les problèmes étaient liés à la barrière de la langue. J’ai travaillé avec des collègues issus de différentes cultures et dont l’anglais n’était pas la langue maternelle. Mais rapidement, je me suis rendu compte que même entre francophones, des malentendus survenaient. Les interprétations divergeaient parfois sur des points importants, créant des discordances.
UPmy.life : Pouvez-vous nous donner un exemple d’un malentendu particulier qui a eu un impact significatif sur vos projets professionnels?
Raphaël : Bien sûr. Pour un projet spécifique, nous avions des échéances serrées. J’avais demandé à un collègue de s’occuper d’un aspect du travail en lui indiquant que c’était « urgent ». Pour lui, « urgent » signifiait qu’il devait s’en occuper dans les deux prochains jours tandis que pour moi, c’était dans les prochaines heures. Ce type de malentendu peut sembler mineur, mais dans des situations critiques, il peut avoir des répercussions importantes.
UPmy.life : Était-ce courant que des malentendus de ce genre se produisent?
Raphaël : Malheureusement, oui. Et cela m’a aidé à comprendre qu’il n’y avait pas qu’une seule « bonne » façon de comprendre les choses. Chaque personne perçoit l’information à travers son propre prisme et son propre contexte.
UPmy.life : Alors, à quel moment avez-vous décidé de prendre les choses en main et de travailler activement à la gestion des malentendus?
Raphaël : Nous avons eu un échec important de projet dû en grande partie à des problèmes de communication. Cet échec m’a fait prendre conscience de l’importance d’une communication claire et sans ambiguïté. Contrairement à ce que je pensais initialement, ce n’était pas juste une nuisance, mais plutôt un frein majeur à notre efficacité. J’ai décidé de changer les choses.
UPmy.life : Quelles étaient vos motivations pour aller au-delà de ce statu quo et commencer cette démarche personnelle?
Raphaël : Je pense que ma principale motivation a été le désir de faciliter notre travail d’équipe, de rendre nos projets plus fluides et nos échanges plus productifs. Aussi, c’était personnellement très frustrant pour moi de constater qu’un mot ou une phrase pouvait être interprétée de manière si différente. J’étais motivé à améliorer ma capacité à transmettre clairement mes idées et mes pensées.
UPmy.life : Était-ce un parcours solitaire ou avez-vous sollicité l’aide de vos collègues pour comprendre où avaient lieux ces malentendus?
Raphaël : Initialement, j’ai commencé seul. Mais très vite, j’ai réalisé que je ne pouvais pas repérer tous les points de confusion par moi-même. J’ai donc ouvert la conversation avec mes collègues et ensemble, nous avons commencé à identifier les zones de frustration et les sources d’incompréhension dans nos échanges.
UPmy.life : Comment avez-vous géré le fait de mettre en lumière ces problèmes de communication au sein de votre équipe?
Raphaël : Cela n’a pas été facile au début. Il est toujours délicat de pointer du doigt les failles, surtout dans un environnement professionnel. Mais en restant ouvert, en partageant moi-même mes erreurs et confusions, et en restant axé sur la volonté d’améliorer notre travail d’équipe, la démarche a été acceptée progressivement.
UPmy.life : Vous avez donc identifié que la gestion des malentendus était un problème central. Quels ont été vos premiers pas pour le résoudre?
Raphaël : J’ai commencé par beaucoup lire et me former sur le sujet. J’ai lu plusieurs ouvrages sur la communication interculturelle, la gestion des conflits et la psychologie. Et j’ai surtout tenté d’appliquer ces nouvelles connaissances dans mes échanges quotidien. Par exemple, au lieu de supposer que chacun avait la même interprétation d’un terme ou d’une directive, j’ai commencé à double vérifier, à demander des retours pour m’assurer que le message était bien passé.
UPmy.life : Pouvez-vous nous donner un exemple d’une stratégie que vous avez mise en place pour améliorer la communication?
Raphaël : Oui, par exemple, j’ai instauré une règle simple dans notre équipe qui a eu un impact considérable. Au lieu d’utiliser des termes subjectifs comme « rapide », « bientôt » ou « urgent », nous avons convenu d’utiliser des délais précis. Ainsi, « urgent » est devenu « avant la fin de la journée » et « bientôt » est devenu « d’ici deux jours ». Ce petit changement a considérablement réduit les malentendus.
UPmy.life : Cela semble être une approche pragmatique et efficace. Comment avez-vous poursuivi cette démarche?
Raphaël : J’ai également mis en place des moments dédiés à la communication dans notre planning. Par exemple, nous avons des réunions d’équipe hebdomadaires pendant lesquelles chacun peut exprimer ses préoccupations, ses incompréhensions ou proposer des améliorations. Nous avons aussi instauré une règle qui consiste à noter tout sujet de discussion ou de réflexion qui surgit en dehors de ces moments pour ne pas les oublier.
UPmy.life : En dehors de ces changements, avez-vous aussi modifié votre comportement personnel pour faciliter la communication à l’échelle individuelle?
Raphaël : Absolument. J’ai appris à être plus à l’écoute et à mieux comprendre les décisions des autres. Je garde en tête qu’il est important de comprendre les contextes de chaque individu car ils influencent leur perception et leur façon de s’exprimer.
UPmy.life : Vous semblez également avoir adopté une attitude plus ouverte et empathique, est-ce juste?
Raphaël : Tout à fait, je dirais que c’est l’un des principaux enseignements que j’ai tirés de cette expérience. Apprendre à être plus ouvert et empathique m’a aidé à voir au-delà des mots et à comprendre les intentions et les points de vue des autres, ce qui a grandement amélioré ma communication avec eux.
UPmy.life : Au fil de cette démarche, avez-vous noté des améliorations marquantes dans votre communication et dans la gestion des malentendus?
Raphaël : Oh oui, définitivement. Non seulement j’ai remarqué une nette amélioration dans la communication de l’équipe, mais aussi dans ma communication personnelle. Les ambiguïtés et les malentendus ont grandement diminué, et même lorsque ces derniers surviennent, nous sommes maintenant mieux équipés pour les gérer rapidement et efficacement.
UPmy.life : Y a-t-il un moment particulier où vous avez réalisé que vos efforts avaient porté leurs fruits?
Raphaël : Un moment qui me revient en mémoire, c’est lorsqu’un projet s’est déroulé sans accroc, alors que précédemment, des problèmes similaires auraient pu causer un retard ou une perte de temps. Quand j’en ai discuté avec mon équipe, tous ont souligné que les échanges étaient plus clairs, plus précis. C’était très gratifiant de voir qu’une amélioration dans la communication pouvait avoir un impact aussi concret et positif sur notre travail.
UPmy.life : En dehors du travail, avez-vous également noté des transformations dans votre communication avec votre entourage?
Raphaël : Tout à fait, ces changements se sont également répercutés dans ma vie personnelle. Que ce soit avec ma famille ou mes amis, être plus attentif à ma communication a amélioré la qualité de mes relations.
UPmy.life : Ceci est en effet un exemple concret de transformation positive. Enfin, en regardant en arrière, quels aspects de votre parcours vous rendent particulièrement fier?
Raphaël : Je dirais que je suis surtout fier de la façon dont j’ai réussi à transformer quelque chose que je considérais comme une contrainte à un point de force. Cela n’a pas été un chemin facile et cela n’a pas toujours été confortable, mais le fait de voir le changement positif qui en a résulté dans mon travail et dans ma vie personnelle me rend particulièrement fier.
UPmy.life : Raphaël, quelle serait votre principale recommandation à quelqu’un qui rencontre des problèmes similaires dans sa communication professionnelle?
Raphaël : Je dirais avant tout de ne pas sous-estimer la puissance de la communication. Nous avons tous tendance à penser que nous sommes de bons communicants, mais souvent, des malentendus et des ambiguïtés peuvent se glisser au sein de nos échanges. Je recommanderais d’apprendre à être plus à l’écoute, plus précis dans son langage et plus conscient des interprétations possibles de nos mots.
UPmy.life : Y a-t-il des outils ou des pratiques spécifiques que vous diriez essentiels pour améliorer sa communication?
Raphaël : Bien sûr, il existe beaucoup d’ouvrages sur le sujet, mais je dirais que le plus important est la pratique constante. Demander des feedbacks après une conversation ou une réunion peut être un excellent outil pour déceler les incompréhensions et s’améliorer. Aussi, prendre le temps de vérifier que les gens ont la même compréhension que vous d’un terme peut éviter beaucoup de confusions.
UPmy.life : Pourriez-vous partager une leçon particulièrement importante que vous avez apprise au cours de ce parcours ?
Raphaël : L’une des leçons les plus importantes que j’ai apprises est qu’on ne peut pas supposer. On ne peut pas supposer que l’autre a la même interprétation que nous, ni que tout le monde voit les choses de la même manière. Apprendre à être plus précis dans mon langage, et aussi plus ouvert à la perspective des autres, a été un grand pas en avant en terme de communication.
UPmy.life : Enfin, si quelqu’un souhaite emprunter une voie similaire à la vôtre et travailler à améliorer sa communication, par où recommanderiez-vous de commencer ?
Raphaël : Je recommanderais de commencer par faire un travail d’auto-réflexion : détecter les moments où des incompréhensions ou des frustrations surviennent dans vos communications. Cela donne une bonne idée des domaines qui nécessitent une attention particulière. Ensuite, je dirais qu’il est important de s’éduquer : lire sur le sujet, suivre des formations… Et surtout, il faut pratiquer, communiquer, et ne pas hésiter à faire des erreurs, car c’est en faisant des erreurs que l’on apprend le plus.
UPmy.life : Maintenant que vous avez parcouru ce chemin sur la gestion des malentendus, avez-vous d’autres aspirations ou projets personnels en relation avec cette thématique?
Raphaël : En fait oui, bien que ma démarche ait initialement commencé pour améliorer ma communication au travail, je me suis rendu compte que c’était une compétence essentielle dans tous les domaines de la vie. Donc, je compte continuer à travailler sur moi-même, pour améliorer et affiner encore plus mes compétences en communication. Notamment, je souhaite mieux comprendre comment les différences culturelles peuvent influencer la communication et comment je peux être plus respectueux et plus compréhensif face à cette diversité.
UPmy.life : Et sur le plan professionnel, comment envisagez-vous d’appliquer les leçons apprises à vos futurs projets ou collaborations?
Raphaël : Mon objectif est de continuer à promouvoir une communication claire et précise dans toutes mes interactions professionnelles. Je souhaite aussi partager les leçons que j’ai apprises avec mes collègues et encourager une culture de communication ouverte au sein de mon équipe. Le changement a déjà commencé, mais je pense que nous avons encore une marge de progression. Nous pouvons tous apprendre les uns des autres et je suis convaincu que cette approche axée sur la clarté et la compréhension mutuelle peut nous aider à atteindre nos objectifs plus rapidement et plus efficacement.
UPmy.life : Envisagez-vous de partager vos expériences et vos apprentissages avec un public plus large, en dehors de votre contexte professionnel immédiat?
Raphaël : Je n’ai pas de projets spécifiques à ce sujet pour le moment, mais je ne suis pas fermé à l’idée. Je pense que les leçons que j’ai apprises pourraient être bénéfiques pour beaucoup de gens. La gestion des malentendus est un enjeu majeur dans tous les types d’interactions, que ce soit en famille, entre amis, ou dans le milieu professionnel. Donc, si l’opportunité se présente de partager ce que j’ai appris à une plus grande échelle, je serais certainement prêt à le faire.
UPmy.life : En définitive, comment imaginez-vous l’impact de votre parcours sur le long terme, tant pour vous-même que pour votre environnement?
Raphaël : Je pense que cet engagement pour une meilleure communication va continuer à me servir et à bénéficier à tous ceux que je côtoie nouvellement dans ma carrière ou dans ma vie personnelle. Les progrès que j’ai faits m’ont déjà apporté beaucoup et je suis convaincu qu’en continuant sur cette voie, je pourrai aller encore plus loin. Et je suis sûr que cet impact positif se fera également sentir autour de moi. En fin de compte, nous sommes tous interconnectés et chaque amélioration de notre communication a un effet en cascade sur notre entourage et le monde dans lequel nous vivons.
UPmy.life : En revenant sur votre parcours, qu’est-ce qui vous a le plus marqué dans cette aventure de découverte et de maîtrise de la gestion des malentendus?
Raphaël : Ce qui m’a le plus frappé, c’est la puissance de la communication. Je ne m’étais jamais rendu compte à quel point elle façonnerait mon expérience et ma réalité, non seulement sur le plan professionnel, mais aussi dans ma vie personnelle. J’ai gagné une nouvelle perspective et une nouvelle appréciation pour l’art de communiquer efficacement, c’est quelque chose qui restera toujours avec moi.
UPmy.life : Et au regard de votre expérience, quelle serait la leçon vitale que nos lecteurs devraient retenir?
Raphaël : Je dirais que la leçon fondamentale est que la communication est un véritable outil, et non simplement un moyen d’expression. Si nous savons l’utiliser intelligemment et avec intention, elle peut s’avérer être un puissant moteur d’efficacité, d’harmonie et de productivité. Il ne s’agit pas seulement de dire ou d’entendre, mais de comprendre et d’être compris – et cela, je pense, peut changer énormément de choses.
UPmy.life : Un dernier mot à partager avec nos lecteurs?
Raphaël : J’aimerais dire que chaque interaction, chaque conversation peut être une occasion d’apprendre, d’approfondir et de parfaire vos compétences en communication. Ne prenez pas la communication pour acquise, mais chérissez-la, explorez-la et cherchez constamment à vous améliorer. C’est un voyage qui en vaut la peine!
PS : Si vous rencontrez des défis similaires à ceux de Raphaël dans votre communication, sachez qu’un Plan d’Action Personnalisé pourrait être exactement ce dont vous avez besoin pour voir une amélioration.
