Le networking est un moyen précieux pour créer des liens professionnels, échanger des idées et rencontrer de nouvelles personnes partageant des intérêts similaires. Organiser votre propre événement de networking peut sembler intimidant, mais avec une planification réfléchie et une bonne organisation, vous pouvez facilement créer un événement mémorable et efficace qui contribuera grandement à l’expansion de votre réseau professionnel.
Sommaire
Préparation
Réussir à organiser un événement de networking nécessite une bonne préparation. Voici comment vous y prendre.
Outils et ressources nécessaires
Gestionnaire d’événements: Un outil en ligne comme Eventbrite ou Meetup pour gérer les inscriptions et le ticketing.
Plateforme de communication: Utilisez des réseaux sociaux comme LinkedIn et Facebook pour promotionner votre événement.
Site Web ou page de destination: Une plateforme qui donne des détails sur l’événement, les intervenants et les sponsors éventuels.
Badge pour les invités: Un badge avec le nom et le secteur d’activité des participants facilite les conversations.
Plan de salle: Avoir un plan détaillé de l’emplacement des tables, des chaises et des postes de networking.
Personnel: Avoir plusieurs personnes pour aider le jour de l’événement est un must. Ces personnes veilleront au bon déroulement de l’événement et géreront tout imprévu.
Mise en place
Commençons par le commencement
Fixez la date et le lieu: Choisissez une date suffisamment longue à l’avance pour permettre aux participants potentiellement intéressés de planifier leur présence. Le lieu doit être adapté à l’événement, facile d’accès et avoir une capacité suffisante pour les participants potentiels.
Identifiez votre public cible: Déterminez qui sont les personnes qui tireront le plus de bénéfice de votre événement de networking.
Fixez un budget: Qu’il s’agisse d’un événement gratuit ou payant, il y aura des coûts associés à l’organisation. Prévoyez un budget pour couvrir ces coûts.
Préparez le site web ou la page de destination : Cette page doit donner toutes les informations nécessaires aux participants. Elle doit inclure les détails de l’événement (horaire, lieu, but, etc.), la manière de s’inscrire ou d’acheter des billets, et toute autre information pertinente.
Pas-à-Pas détaillé: Concrétisez votre événement de networking
Étape 1: Choix du lieu
Il s’agit là de l’un des aspects les plus importants de votre événement. La sélection du lieu détermine l’ambiance et l’attractivité de votre événement. Vous pouvez opter pour un espace dédié aux événements, un restaurant, un espace de coworking ou même chez vous. Assurez-vous qu’il y ait suffisamment d’espace pour que les gens puissent se déplacer et interagir confortablement.
Astuce: pensez à l’accessibilité du lieu. Il doit être facilement accessible par les transports en commun et offrir un parking si possible.
Étape 2: Invitation des participants
Faites une liste de personne à inviter. Cela peut inclure des collègues, des partenaires commerciaux, des clients, des mentors, des gens que vous admirez dans le domaine. Contactez-les personnellement, en leur expliquant pourquoi vous pensez qu’ils bénéficieraient de l’événement. N’oubliez pas d’inclure tous les détails de l’événement dans l’invitation.
Astuce: Utilisez un outil en ligne comme Eventbrite pour gérer les inscriptions et les RSVP.
Étape 3: Organisation logistique
Prévoyez de la nourriture et des boissons pour vos invités. Cela peut aller de quelques amuse-gueules à un repas complet, selon le format de votre événement. Rappelez-vous, l’objectif est de faciliter la conversation, alors optez pour des options qui ne sont pas trop compliquées à manger. Prévoyez également des badges ou des étiquettes pour que les participants puissent se présenter facilement.
Astuce: N’oubliez pas les options végétariennes ou sans gluten pour les invités ayant des restrictions alimentaires.
Étape 4: Préparation de l’animation
Restez actif durant l’événement. Vous pouvez préparer quelques interventions ou des activités de networking pour aider à briser la glace. Cela peut être une petite présentation sur un sujet pertinent, un jeu de networking ou même l’introduction d’un invité spécial.
Astuce: Ne laissez pas l’animation prendre le dessus sur l’événement. L’objectif principal doit rester le réseautage.
Étape 5: Communication
Assurez-vous de communiquer clairement toutes les informations liées à l’événement à vos invités. Cela comprend l’heure, le lieu, le programme, les modalités de parking, etc. Vous pouvez envoyer ces informations par e-mail ou par l’outil d’événement que vous utilisez.
Astuce: N’oubliez pas d’envoyer un rappel quelques jours avant l’événement.
Vérification
A ce stade, votre événement de networking devrait être en cours d’organisation. Il est temps de faire une vérification pour vous rassurer sur l’efficacité de votre travail. Voici ce que vous devriez vérifier:
Comment savoir si c’est réussi?
Success here would mean that:
- Votre liste d’invités est prête et correspond à votre objectif. Cela signifie que vous avez suffisamment de participants pertinents pour rendre votre événement utile pour le networking.
- Vous avez réservé un lieu approprié et prévu des ressources nécessaires pour accueillir l’événement. Le lieu est suffisamment grand pour accueillir tous les participants et dispose des équipements nécessaires.
- Vous avez planifié des activités intéressantes pour encourager le networking.
Que faire si…
Il est normal d’anticiper certains obstacles lors de l’organisation d’un événement. Voici quelques solutions à des problèmes courants:
- Manque d’invités : Si vous n’atteignez pas le nombre d’invités suffisant, envisagez d’élargir votre cercle d’invités ou de collaborer avec un autre organisateur pour augmenter la portée.
- Lieu indisponible : Ayez toujours une liste de lieux alternatifs en cas d’urgence pour éviter d’annuler l’événement en dernière minute.
- Activités imprévues : Prévoyez toujours quelques activités supplémentaires pour remplacer celles qui ne peuvent pas avoir lieu pour diverses raisons.
N’oubliez pas que ce ne sont que des recommandations générales, chaque événement étant unique. N’hésitez pas à ajuster ces conseils en fonction de votre situation spécifique.
5 – Optimisation
Pour faire passer votre événement de networking au niveau supérieur, voici quelques conseils supplémentaires. Ils ne sont pas obligatoires, mais peuvent vraiment faire une différence et rendre votre événement mémorable.
Créez une atmosphère engageante
Réfléchissez à la façon dont vous souhaitez que vos participants se sentent lorsqu’ils entrent dans la pièce. Du choix de la musique à la disposition des chaises, chaque détail compte pour créer une atmosphère conviviale et détendue qui encourage les interactions.
Préparez des sujets de conversation
Il n’est pas rare que les participants à un événement de networking soient un peu réservés au début. Pour briser la glace, préparez des thèmes de discussion en lien avec votre secteur d’activité ou l’objectif de l’événement. Partagez ces sujets avec vos invités à leur arrivée pour stimuler la conversation.
Utilisez la technologie
Il existe de nombreuses applications et plateformes qui peuvent faciliter l’organisation de votre événement. Par exemple, des outils de planification de réunions, des applications de partage d’information ou même des plateformes dédiées à la mise en réseau. Cela peut non seulement rendre l’événement plus interactif, mais aussi aider les participants à établir des liens plus durables après la fin de l’événement.
Planifiez un suivi
Un bon événement de networking ne se termine pas lorsque tout le monde quitte la pièce. Planifiez un système de suivi pour les participants pour leur permettre de continuer à échanger et à établir des relations. Cela peut être aussi simple qu’un e-mail de remerciement envoyé après l’événement, ou des rencontres de suivi régulières pour entretenir le réseau créé.
En fin de compte, la clé de l’optimisation de votre événement de networking est de penser à ce qui pourrait bénéficier le plus à vos participants et de faire tout votre possible pour rendre cet événement bénéfique pour eux.
Entretien et suivi
Une fois que votre événement de networking est passé, votre travail ne s’arrête pas là. Pour continuer à tirer profit de cet événement, il est crucial de faire un suivi régulier.
Suivi auprès des invités
Quelques jours après l’événement, envoyez un courriel à tous les participants pour les remercier de leur présence. C’est aussi une occasion en or pour recueillir des feedbacks. Vous pouvez leur demander ce qu’ils ont le plus apprécié, ce qu’ils ont trouvé utile et ce qui, selon eux, pourrait être amélioré pour les futurs événements. Ces informations précieuses vous aideront à organiser des événements encore plus réussis à l’avenir.
Maintien des relations établies
Les connexions établies lors de votre événement sont précieuses. Il est donc important de maintenir ces relations. Gardez le contact avec les personnes rencontrées, que ce soit par des rencontres régulières ou des échanges de courriels. Vous pouvez également créer une newsletter pour les tenir au courant des futurs événements ou planifier des rendez-vous individuels pour approfondir certaines relations.
Planification du prochain événement
S’il s’agit d’un événement récurrent, comme un meetup mensuel par exemple, commencez à planifier le prochain dès que possible. Utilisez les retours obtenus pour améliorer la planification de votre futur événement. Si vos invités ont relevé des problèmes avec le lieu de l’événement ou le déroulement de l’événement, prenez en compte leurs retours pour éviter ces problèmes lors de la prochaine édition.
Récapitulatif rapide
Voici un résumé des étapes essentielles pour organiser un événement de networking parfait :
- Définition des objectifs : Clarifiez ce que vous cherchez à accomplir avec l’événement et comment vous comptez le mesurer.
- Planification détaillée : Choisissez un lieu approprié, définissez l’agenda de l’événement, organisez les modalités de restauration et le code vestimentaire.
- Promotion de l’événement : Utilisez les réseaux sociaux, du bouche-à-oreille, une newsletter ou un site de ticketing pour augmenter la visibilité de votre événement.
- Gestion des inscriptions : Assurez-vous que les inscriptions sont bien gérées, envoyez des rappels et préparez les badges d’identification.
- Préparation de l’espace : Assurez-vous que l’espace est aménagé pour favoriser le networking et l’échange, préparez des zones de confort (comme des snacks, des boissons et des zones de repos), et élaborez une signalétique claire.
- Suivi post-événement : Envoyez un récapitulatif de l’événement, remerciez les participants et demandez-leur leur retour d’expérience.
Avec ce récapitulatif, vous devriez être bien préparé pour organiser un événement de networking réussi. Souvenez-vous, le plus important est de créer des espaces pour les gens pour se rencontrer et échanger. C’est la clé d’un networking efficace.
Sujets connexes
L’organisation d’un événement de networking ne s’arrête pas à l’élaboration d’un plan et à l’exécution de celui-ci. Il existe d’autres concepts et méthodes qui peuvent enrichir votre approche et faciliter votre processus d’organisation. Les voici :
- Techniques de communication: Savoir communiquer efficacement est indispensable lors de l’organisation d’un événement. Il est important de transmettre vos idées clairement et de manière persuasive. Des compétences en relations publiques peuvent également s’avérer précieuses.
- Négociation et gestion de contrat : Que ce soit pour la location d’un lieu ou pour la réservation de prestataires, la négociation est une compétence clé. Apprendre les bases de la gestion de contrat peut également vous aider à éviter les malentendus et à garantir que toutes les parties respectent leurs engagements.
- Marketing d’événement: Pour attirer un grand nombre de participants, il est nécessaire de faire connaître votre événement. Le marketing d’événement comprend des techniques telles que l’utilisation des médias sociaux, l’envoi d’emails marketing, et bien d’autres.
- Gestion du temps et de projet : L’organisation d’un événement peut être un projet complexe. Il est donc crucial de savoir gérer son temps et de coordonner différentes tâches simultanément. Des compétences en gestion de projet serait donc un grand atout pour votre événement.
L’acquisition de ces compétences peut considérablement améliorer votre capacité à organiser des événements de networking mémorables. Même si vous ne devenez pas un expert sur tous ces sujets, avoir une compréhension de base peut vous faire gagner du temps et faciliter votre processus d’organisation.
PS : Si vous trouvez l’organisation d’un événement de networking parfait toujours délicat malgré nos conseils, ne vous inquiétez pas ! Notre service « Plan d’Action Personnalisé » peut vous aider à aborder cette tâche de manière plus efficace et personnalisée.
