Stéphanie, directrice commerciale dans une entreprise internationale, souhaite améliorer la productivité de son équipe. Malgré les briefings réguliers, elle constate que les objectifs ne sont pas toujours atteints. Elle n’arrive pas à communiquer clairement ses attentes et ses remarques, ce qui engendre des incompréhensions et des erreurs.
Thomas, quant à lui, travaille dans un service RH. Il doit souvent adresser des retours critiques à ses collègues, mais redoute chaque fois ces moments. Son stress l’amène parfois à tourner autour du pot, à diluer son message, au point que ses feedbacks perdent de leur efficacité.
Sur un autre registre, Isabelle, manager d’une équipe de développeurs, reçoit régulièrement des remarques de la part de ses collaborateurs. Mais elle peine à les comprendre et les interprète souvent comme des reproches. Cela crée des tensions au sein de l’équipe et impacte négativement l’ambiance de travail.
Dans toutes ces situations, une bonne maîtrise de la communication en feedback serait d’une aide précieuse. Cette méthode de communication permettrait à Stéphanie, Thomas et Isabelle de mieux transmettre leurs attentes, leurs remarques, et de mieux comprendre les retours qu’ils reçoivent. C’est ce que nous allons découvrir ensemble dans ce guide.
Sommaire
A quoi sert la communication en feedback?
La communication en feedback est un mécanisme essentiel au sein de tout environnement de travail. Il fait partie intégrante du processus de gestion et de développement du personnel au sein d’une organisation. La communication en feedback permet, d’une part, d’exprimer à une personne des observations concernant son comportement ou son travail et, d’autre part, de lui donner l’opportunité de s’exprimer sur son ressenti ou sa perception de la situation.
L’objectif principal de cette méthode de communication est de stimuler l’amélioration continue et la performance. Elle facilite la montée en compétence et aide à corriger les erreurs et écarts par rapport aux attentes. La communication en feedback permet également de renforcer les comportements positifs et les bonnes pratiques en soulignant ce qui a été bien fait.
Par ailleurs, elle joue un rôle crucial dans la motivation et l’engagement des collaborateurs. Un feedback clair et constructif peut renforcer la confiance en soi, l’estime de soi et le sentiment d’appartenance à un groupe, des éléments essentiels du bien-être au travail.
Non seulement, l’échange de feedbacks améliore la compréhension mutuelle, mais également, il contribue à prévenir et à gérer les conflits en favorisant le dialogue et l’expression ouverte des ressentis. Cela permet d’éviter les non-dits et les malentendus qui peuvent générer des tensions au sein d’une équipe.
En somme, bien utilisée, la communication en feedback est un outil puissant de développement professionnel et de cohésion d’équipe.
Points clés de la communication en feedback
Maîtriser l’art de la communication en feedback est un processus flexible qui s’adapte à chaque situation, mais il existe quelques principes universels à garder à l’esprit. Voici les plus importants:
L’importance du feedback constructif
Le but du feedback n’est pas de critiquer ou de juger, mais de construire, d’aider à progresser. Plus que vos mots, c’est votre intention qui compte. Avant de donner du feedback, assurez-vous que votre objectif est d’aider l’autre à grandir.
Construire un rapport de confiance
Le feedback ne sera utile que si la personne en face de vous est prête à l’entendre. C’est pourquoi il est important de construire un rapport de confiance avant de donner du feedback. Cela implique d’être à l’écoute et de respecter l’autre, même si vous n’êtes pas d’accord avec lui.
Les 3C: Clair, Concis, Concret
Un bon feedback doit être clair, concis et concret. Soyez clair pour éviter toute ambiguïté, concis pour être facilement compréhensible et concret pour indiquer précisément ce qui doit être amélioré. Remémorez-vous les 3C avant de donner votre feedback.
Créer un climat positif
Si possible, commencez toujours par un commentaire positif. Cela ouvre la voie à une conversation équilibrée et facilite l’acceptation du feedback. De plus, reconnaître les forces d’une personne renforce sa confiance en elle, et elle sera plus encline à entendre vos suggestions d’amélioration.
Choisir le bon moment
Le feedback est plus efficace lorsqu’il est donné immédiatement après un événement. Cependant, soyez sensible au timing. Si la personne est trop émotive ou stressée, elle pourrait ne pas être en mesure d’accueillir correctement votre feedback.
Bénéfices de la communication en feedback
Pratiquer une communication en feedback efficace au travail offre une variété d’avantages significatifs. Voici quelques-uns des bénéfices clés :
Amélioration des relations professionnelles
En donnant et en recevant un feedback constructif, vous cultivez un respect mutuel entre vous et vos collègues. C’est une façon d’exprimer que vous appréciez leurs efforts et que vous êtes impliqué dans leur progression. Cette pratique peut ainsi renforcer les liens dans l’équipe et améliorer l’environnement de travail.
Stimulation de la croissance personnelle et professionnelle
Le feedback est un outil essentiel pour l’apprentissage et le développement. Il aide les individus à comprendre où ils excellent et où ils peuvent s’améliorer. Par conséquent, c’est un facteur clé de l’amélioration continue et de l’atteinte des objectifs
Optimisation de la productivité
Une communication en feedback adéquate peut contribuer à clarifier les tâches, à corriger les erreurs avant qu’elles ne s’avèrent coûteuses et à accroître l’efficacité dans le travail. Il en résulte une hausse notable de la productivité au sein de l’équipe.
Promotion d’un environnement de travail positif
Un feedback authentique et constructif peut favoriser un environnement de travail respectueux et encourageant. Il aide à promouvoir une culture organisationnelle où tout le monde se sent valorisé et où chacun est encouragé à donner le meilleur de lui-même.
Augmentation de l’engagement des employés
Lorsqu’ils ressentent que leurs contributions sont reconnues et que leurs efforts pour s’améliorer sont soutenus, les employés ont tendance à être plus engagés et motivés. Un feedback régulier peut donc contribuer à une meilleure rétention des talents et à l’accroissement de l’engagement dans l’entreprise.
La communication en feedback étape par étape
Développer une communication en feedback efficace n’est pas seulement une question de don ou d’intuition personnelle. Il existe des étapes précises à suivre pour s’assurer que le message est réellement entendu, compris et, surtout, qu’il sera utile. Voici ces étapes décortiquées avec un exemple concret pour chaque étape.
1ère étape : Contextualisez et exprimez le besoin de parler
Avant d’entamer un feedback, il est important de poser le cadre et de faire comprendre le besoin. C’est l’occasion de montrer que vous faites cela dans un souci de compréhension mutuelle et d’amélioration. Par exemple, vous pouvez dire : “J’aimerais discuter de notre réunion de hier, car j’ai noté quelques points à améliorer.”
2ème étape : Exprimez vos observations factuelles
Partager des observations factuelles et non des jugements personnels facilite l’acceptation du feedback. Evitez donc le “tu as mal fait” et préférez le “j’ai observé que pendant la réunion, tu as interrompu plusieurs fois les collègues”.
3ème étape : Exprimez vos sentiments
Faire preuve d’empathie est crucial. Exprimez vos sentiments face à la situation sans blâmer. Par exemple : “Quand cela s’est produit, je me suis senti mal à l’aise et je pense que d’autres pouvaient l’être aussi.”
4ème étape : Exposez les conséquences potentielles
Décrivez objectivement les conséquences potentielles de ce comportement. Ceci aide à la prise de conscience. Exemple : “J’ai peur que cela puisse créer un environnement de travail tendu et moins efficace.”
5ème étape : Proposez une alternative constructive
Terminez toujours par une suggestion d’amélioration ou une alternative constructive, comme dans cet exemple : “Je pense qu’il serait plus bénéfique pour tous si tu laissais les gens finir leurs phrases avant de prendre la parole.”. Ce point est crucial, il transforme la critique en un outil de construction et d’amélioration.
Le feedback est un art tout comme une compétence. Alors ne vous découragez pas si vous n’obtenez pas les résultats escomptés du premier coup. C’est en s’entraînant que vous deviendrez un expert en communication de feedback.
Exemples de mise en application
Le feedback est un outil précieux pour améliorer la performance, les relations au sein de l’équipe et le développement personnel. Voici quelques scénarios concrets qui illustrent comment utiliser la communication en feedback efficacement.
1. Améliorer les compétences d’un collègue
Imaginons que Jeanne a du mal à organiser efficacement réunions d’équipe. Au lieu de critiquer directement ses lacunes, vous pouvez utiliser la méthode du feedback favorable. Par exemple, “Jeanne, j’ai remarqué que nos réunions tendent parfois à s’éterniser. Je pense que cela pourrait être utile d’avoir un agenda plus structuré et de définir les points à discuter et les actions à entreprendre à l’avance. Cela pourrait nous aider à rester concentrés et à gagner en productivité.”
2. Rectifier une attitude inappropriée
Supposons que Paul a tendance à interrompre ses collègues lors des réunions. Dans ce cas, vous pouvez adopter une approche de feedback en respectant les sentiments de Paul. Vous pourriez dire, par exemple : “Paul, je comprends ton enthousiasme pour partager tes idées, mais j’ai remarqué que tu interromps parfois les autres. Cela peut les empêcher de s’exprimer totalement. Peut-être pourrions-nous donner plus d’espace à chacun pour s’exprimer?”
3. Encourager un collaborateur
Si Marie a réalisé un excellent travail sur un projet, n’hésitez pas à le souligner avec un feedback positif. Par exemple, “Marie, j’ai été très impressionné par la qualité de ta présentation aujourd’hui. Ta maîtrise du sujet, et la façon dont tu as expliqué des concepts complexes de manière simple étaient excellentes. Continue comme ça!”
4. Orienter la performance d’un employé
Enfin, si un employé ne performe pas à son meilleur niveau, le feedback sera alors utilisé pour aider à orienter ses actions vers de meilleurs résultats. Par exemple, “Pierre, je vois que tu as rencontré des difficultés avec le dernier projet. Peut-être que prendre le temps de planifier davantage en amont t’aiderait à anticiper les obstacles potentiels et à mieux organiser ton travail.”
Pièges à éviter lors de la communication en feedback
Donner et recevoir des feedbacks est un art qui demande du tact et de la finesse. Cependant, il est facile de tomber dans des pièges lors de cette pratique. Voici quelques erreurs courantes et des conseils pour les éviter :
Ne pas être spécifique
Un feedback vague et général peut sembler superflu et non constructif. Donnez des exemples concrets pour illustrer votre point de vue. Au lieu de dire “Ton travail n’est pas assez bon”, vous pourriez dire : “Lors de la réunion avec le client X, tu aurais pu donner plus de détails sur notre stratégie de vente.”
Ne pas écouter le point de vue de l’autre
Il est important de donner la parole à l’autre personne et de comprendre son point de vue. L’écoute active est donc nécessaire avant de donner son avis ou de tirer des conclusions hâtives.
Donner un feedback négatif en public
Préservez la dignité de la personne. Donnez le feedback négatif en privé. Mettre quelqu’un en avant de tous peut provoquer de l’humiliation et nuire à une communication ouverte.
Manque de fréquence
Ne réservez pas vos feedbacks uniquement pour les occasions formelles comme les évaluations de performance. Intégrez-le dans votre routine quotidienne de communication. Ainsi, personne n’est pris par surprise et cela rend le processus moins intimidant.
Trop se concentrer sur les points négatifs
Un feedback ne doit pas se contenter de pointer les erreurs. Il doit aussi mettre en lumière les réussites et les points forts pour encourager le destinataire à continuer à bien faire et à s’améliorer.
Donner un feedback sans préparation
Préparez-vous avant de donner un feedback. Rassemblez vos pensées, soyez clair sur ce que vous voulez dire et comment le dire de manière à ce que cela conduise à un changement positif.
Éviter ces pièges vous aidera à transformer la communication en feedback en une expérience productive et épanouissante, qui favorise la croissance personnelle et professionnelle.
Se former à la Communication en Feedback
Il arrive qu’on doive faire face à des problèmes lorsqu’il s’agit de donner ou de recevoir des feedbacks. En effet, cela demande un certain nombre de compétences. Par conséquent, il serait avantageux et bénéfique de suivre une formation en communication en feedback. Cela peut se faire de différentes manières.
Formation en Ligne
De nos jours, avec l’avènement de l’Internet, il existe de nombreux cours en ligne qui vous permettent non seulement de vous former à la communication en feedback, mais aussi de le faire à votre propre rythme. Ces cours sont souvent interactifs et contiennent des quizz et des mises en situation pour vous aider à assimiler les concepts.
Ateliers
Il existe aussi des ateliers qui se concentrent sur l’utilisation efficace des techniques de feedback. Ces ateliers sont généralement menés par des experts dans le domaine. Ils offrent une opportunité pour les participants de pratiquer efficacement les techniques apprises dans un environnement sécurisé et bienveillant.
Pairs ou Coachs
Vous pouvez opter pour l’apprentissage entre pairs ou le coaching. C’est un excellent moyen de renforcer votre compréhension et votre application des concepts de feedback. Les mentors ou les coachs peuvent partager leurs expériences, donner des conseils précieux et fournir des informations constructives sur votre usage du feedback.
Quelle que soit la méthode que vous choisissez pour vous former à la communication en feedback, l’important est de toujours chercher à améliorer vos compétences en la matière. Rappelez-vous, le feedback, si bien utilisé, peut s’avérer avoir un impact énorme sur le développement professionnel et personnel.
Origines et histoire
La communication en feedback, bien que faisant aujourd’hui partie intégrante du paysage professionnel, est un concept relativement récent lorsqu’il s’agit de sa formalisation et de sa systématisation. En effet, si les êtres humains communiquent naturellement de cette manière depuis des millénaires, ce n’est qu’au milieu du 20e siècle que la notion de feedback a commencé à être étudiée et appliquée de manière explicite dans le contexte du travail.
Le concept de feedback trouve ses origines dans la théorie des systèmes et le domaine de la cybernétique. C’est le mathématicien et ingénieur américain Norbert Wiener qui, dans son livre Cybernétique, ou Commande et Communication dans l’Animal et la Machine publié en 1948, a défini la communication en feedback comme un système d’ajustement automatique sur la base de la rétroaction.
Cependant, il a fallu attendre la fin des années 1950 pour que l’idée soit transposée aux organisations humaines. On doit cette innovation à Chris Argyris, chercheur en comportement organisationnel à Yale – et plus tard à Harvard. Il s’est rendu compte que la rétroaction pouvait encourager l’apprentissage organisationnel et individuel, contribuant ainsi à l’efficacité globale de l’organisation.
Depuis, la communication en feedback a connu de nombreuses métamorphoses, passant de modèles linéaires assez rigides à des modèles plus dynamiques et flexibles. La nécessité croissante de travailler en équipe et d’aligner la communication sur des objectifs communs a contribué à faire du feedback une pratique incontournable dans le monde du travail.
Dans les dernières décennies, la recherche en ressources humaines et en comportement organisationnel a souligné l’importance du feedback continu pour l’engagement des employés, la satisfaction au travail et la performance. Il est aujourd’hui reconnu comme un outil clé de développement personnel et professionnel, utilisé pour aider les individus à s’améliorer, à apprendre et à s’adapter dans un monde qui change de plus en plus vite.
Avis sur la méthode de communication en feedback
Chez UPmy.life, nous croyons dans le potentiel de chaque individu à apprendre, grandir et s’épanouir par le biais de mécanismes de feedback solides. Les avis que nous partageons suivent cette philosophie et soutiennent pleinement l’utilisation efficace du feedback comme une méthode de développement personnel et de rendement professionnel.
Multiplier les opportunités de croissance
La première chose à noter est le rôle indispensable du feedback dans l’apprentissage et la croissance personnelle. En fournissant des commentaires constructifs et réguliers, vous avez l’opportunité d’améliorer constamment votre travail et de grandir en tant que professionnel ou individu. Vous évoluerez dans un environnement qui encourage l’amélioration continue plutôt que de rester stagnant et non productif.
Renforcer la confiance
Ensuite, une utilisation appropriée de la communication en feedback peut grandement améliorer les relations de travail. Les commentaires, lorsqu’ils sont formulés correctement, peuvent éliminer les malentendus, éclaircir les attentes, et renforcer la confiance mutuelle. Cela peut même transformer une relation professionnelle conflictuelle en une dynamique de travail collaborative et productive.
Promotion de l’autonomie
Enfin, un système de feedback solide favorise l’autonomie. Un individu qui reçoit régulièrement du feedback apprend à s’auto-évaluer constamment, développant ainsi une plus grande responsabilité envers sa propre croissance et son rendement. C’est un pas vers l’autonomisation et l’indépendance, fondamentales dans un environnement professionnel réussi, et essentielles pour la croissance personnelle.
Toutefois, il est important de noter que bien que la communication en feedback soit un outil précieux pour le développement personnel et professionnel, son efficacité dépend de son utilisation appropriée. Les commentaires doivent être dirigés vers le comportement ou les tâches, et non pas vers la personne elle-même, et ils doivent toujours être constructifs pour être utiles.
En somme, la communication en feedback est une méthode puissante, adaptable et flexible qui peut être utilisée pour faire avancer les individus vers leur meilleure vie.
Sujets connexes
Le feedback efficace au travail est en soi une compétence complexe qui exige une sensibilité et une attention certaines. Et bien qu’elle puisse être pratiquée indépendamment, elle peut également être renforcée et enrichie par des compétences et des approches connexes. En voici quelques-unes qui pourraient être utiles pour approfondir vos techniques de feedback :
La communication non-violente
La communication non-violente (CNV) est une méthode de communication qui encourage l’expression des propres sentiments et besoins de l’individu sans blâmer ou critiquer les autres. Elle peut être utile pour donner un feedback sur le comportement de quelqu’un sans l’attaquer personnellement.
L’écoute active
L’écoute active est une technique qui consiste à donner toute son attention à la personne qui parle et à réfléchir ensemble à ce qui a été dit. Elle aide à comprendre les points de vue des autres et à se mettre à leur place, ce qui peut être utile lors de la réception d’un feedback.
La gestion de conflits
La gestion de conflits est une compétence qui peut aider à résoudre les tensions ou les désaccords, qu’il s’agisse de problèmes individuels ou de groupes. Cela peut être particulièrement utile lorsque le feedback peut mener à des discussions houleuses.
La PNL (Programmation Neuro-Linguistique)
La Programmation Neuro-Linguistique (PNL) peut vous aider à comprendre comment les gens pensent et ressentent, ce qui peut être utile pour adapter votre feedback à leur perception.
Combiner ces compétences avec une approche dédiée de feedback efficace peut considérablement aider à améliorer la communication au travail, renforcer les relations professionnelles et conduire à un environnement de travail plus collaboratif et constructif.
PS : Si vous avez du mal à gérer vos interactions au travail et à donner un feedback efficace, notre service “Plan d’Action Personnalisé” pourrait être la solution dont vous avez besoin pour améliorer vos compétences de communication et votre bien-être au bureau.
