TravailCommunication et Synergie au travailUtiliser la Technique des 5 Pourquoi pour résoudre un Problème en Équipe

Utiliser la Technique des 5 Pourquoi pour résoudre un Problème en Équipe

La technique des 5 Pourquoi est un outil de résolution de problèmes conçu pour creuser au cœur d’un problème en posant simplement la question “Pourquoi ?” cinq fois de suite. L’idée est de découvrir la cause profonde d’un problème, plutôt que de simplement s’attaquer à ses symptômes. Issue de la méthode Lean, une philosophie de gestion visant à minimiser les gaspillages sans compromettre la productivité, elle est à la fois légère et puissante.

L’usage de la technique des 5 Pourquoi n’est bien sûr pas limité à un contexte d’entreprise ou de projet. Elle peut s’avérer très utile dans votre parcours de développement personnel. Que cela soit pour dénouer une situation compliquée, comprendre une émotion ou un comportement récurrent, ou encore définir clairement des objectifs personnels, elle apporte une structure et une perspicacité précieuses dans l’analyse de soi.

Ainsi, si vous désirez devenir le designer de votre propre vie et mener votre navire à bon port, apprendre à maîtriser cette technique peut être une manière efficace d’identifier et de résoudre les obstacles qui se dressent sur votre route.

Avantages de la technique des “5 Pourquoi”

L’outil des “5 Pourquoi” a de nombreux avantages pour votre développement personnel. Il vous aide à améliorer vos compétences en résolution de problèmes, à gagner en clarté et à établir des liens entre divers aspects de votre vie.

1. Approfondit votre réflexion: En vous forçant à poser “Pourquoi” plusieurs fois, cette technique vous conduit au-delà des réponses évidentes et superficielles. Elle vous encourage à creuser plus profondément pour comprendre les véritables causes d’un problème.

2. Éclaircit les interconnections: Souvent, en posant “Pourquoi” successivement, vous allez découvrir des liens complexes entre divers facteurs, vos actions et leurs impacts. Il devient alors plus facile de voir comment tout est interconnecté, vous aidant à mieux comprendre les problèmes dans leur globalité.

3. Améliore la résolution de problèmes: En identifiant clairement les causes profondes d’un problème, vous pourrez élaborer des solutions plus adaptées, au lieu de simplement traiter les symptômes. Vous serez donc mieux armé pour résoudre de manière efficace les problèmes futurs.

4. Aide à la prise de décisions: Les réponses aux “Pourquoi” éclairent quant aux motivations et aux valeurs qui orientent vos actions. Ces clés sont indispensables pour prendre des décisions réfléchies et en phase avec vos véritables aspirations.

5. Promouvoir la communication et l’esprit d’équipe: Dans un contexte d’équipe, la technique du “5 Pourquoi” peut être un outil puissant pour encourager la discussion ouverte. Elle permet de s’assurer que chaque membre a la chance de participer et que chaque voix est entendue.

6. Simplicité d’utilisation: Sa mise en place ne nécessite aucun outil ou ressource particulière. Vous pouvez l’appliquer facilement à n’importe quelle situation, partout et à tout moment.

Prérequis

Avant de commencer à utiliser la technique des “5 Pourquoi”, il y a quelques principes de base que vous devez comprendre et adopter pour en tirer le meilleur parti :

Développer un état d’esprit d’enquêteur: Le but de cette technique est de déterminer la cause fondamentale d’un problème et non de blâmer quelqu’un ou quelque chose. Pour y parvenir, il est essentiel d’adopter un esprit ouvert et curieux, similaire à celui d’un détective ou d’un enquêteur.

Identifier un problème spécifique: La technique des “5 Pourquoi” est destinée à explorer la cause profonde d’un problème précis. Par conséquent, avant de commencer, vous devez pouvoir formuler clairement le problème que vous voulez résoudre.

Être prêt à collaborer: Cette méthode est généralement plus efficace lorsqu’elle est utilisée en groupe, car différentes perspectives peuvent aider à identifier des causes profondes que vous n’auriez pas pu voir seul.

Enfin, n’oubliez pas d’être patient: Bien que la méthode des “5 Pourquoi” soit simple, trouver la véritable cause profonde d’un problème peut parfois nécessiter du temps et plusieurs essais. Ne vous découragez pas si vous ne la trouvez pas du premier coup.

Guide pas à pas

La technique des 5 pourquoi est un outil simple mais efficace pour approfondir les problèmes et atteindre la cause première. Suivez ces étapes pour l’appliquer:

Étape 1 : Identifier le problème

Tout d’abord, vous devez clairement définir le problème que vous voulez résoudre. Certains problèmes peuvent être évidents, tels que le fait qu’un projet est en retard. Mais de nombreux problèmes requièrent une certaine réflexion pour être correctement définis. Prenez le temps pour cette étape car une mauvaise définition du problème pourrait vous éloigner de la véritable cause.

Étape 2 : Poser le premier “Pourquoi”

Présentez le problème que vous avez défini et interrogez-vous : Pourquoi ce problème est-il arrivé ? Cherchez une réponse aussi précise que possible. Soyez factuel et concentrez-vous sur le problème, pas sur les personnes.

Étape 3 : Poser les “Pourquoi” suivants

Prenez la réponse du premier “Pourquoi ?” et posez la question de nouveau : “Pourquoi est-ce arrivé ?”. Cette étape peut être répétée jusqu’à ce que vous posiez “Pourquoi ?” cinq fois au total. Sachez qu’il peut arriver que vous ayez besoin de poser plus ou moins de 5 fois la question “Pourquoi ?”.

Étape 4 : Trouver la cause première

Sous la pression des différents “Pourquoi ?”, la cause première du problème devrait apparaître. C’est souvent une pratique, une politique ou une situation qui a été négligée.

Étape 5 : Mettre en œuvre une solution

Une fois la cause première identifiée, vous pouvez élaborer une solution pour résoudre le problème de manière durable. Assurez-vous que cette solution s’attaque bien à la cause première et non aux symptômes du problème. Si la solution n’attaque pas la cause première, vous devez recommencer le processus.

Étape 6 : Suivre les résultats

Après avoir mis en œuvre la solution, suivez de près pour voir si le problème a été résolu ou pas. Si le problème persiste, c’est généralement un signe que la véritable cause première n’a pas été identifiée correctement lors des premières questions “Pourquoi ?”. Dans ce cas, vous devrez recommencer le processus.

N.B : La technique des 5 Pourquoi se fait généralement en équipe pour avoir plusieurs perspectives sur un même problème. Mais elle peut aussi être utilisée individuellement pour résoudre de problèmes personnels

Astuces et meilleures pratiques

La technique des 5 Pourquoi peut sembler simple en surface, mais il est important de suivre quelques astuces et meilleures pratiques pour l’utiliser de manière efficace.

Restez focalisé sur le problème : Il est facile de s’égarer lors de la recherche des causes d’un problème. Gardez toujours à l’esprit le problème initial pour ne pas dévier du sujet.

Ne posez pas de questions trop vagues ou trop générales : Les questions doivent permettre de creuser dans le problème, pas de l’élargir. L’utilisation de questions spécifiques et ciblées est recommandée.

Utilisez une équipe diversifiée : Inclure différents points de vue et expériences peut aider à voir un problème sous un nouvel angle. Un groupe diversifié peut générer des solutions plus créatives et innovantes.

Ne vous arrêtez pas nécessairement au cinquième pourquoi : C’est une règle indicative mais non absolue. Si le problème n’est pas résolu après cinq questions, n’hésitez pas à continuer à questionner jusqu’à atteindre la vraie cause racine.

Évitez le blâme : Cette technique doit viser à résoudre des problèmes, pas à pointer du doigt. La résolution de problème est un effort collectif. Tous les membres de l’équipe doivent se sentir à l’aise pour partager leurs idées sans crainte d’être critiqués.

Faites preuve de patience : Résoudre un problème complexe demande du temps. Ne vous précipitez pas dans une solution rapide et temporaire au détriment d’une solution durable.

Rappelez-vous, l’objectif de la technique des 5 Pourquoi est d’aller au cœur du problème et de développer une meilleure compréhension de celui-ci.

Problèmes courants et solutions

Lorsqu’on utilise la technique des 5 Pourquoi pour la première fois, on pourrait rencontrer certaines difficultés. Pas de panique, voici les plus courantes et leurs solutions :

1. S’arrêter trop tôt

Il est facile de s’arrêter après 2 ou 3 “Pourquoi” alors qu’il reste encore des informations à déterrer. Pour éviter cela, maintenez le cap des 5 Pourquoi. Si vous arrivez aux 5 réponses et que vous estimez avoir déterminé la racine du problème, alors bravo. Si non, n’hésitez pas à continuer à poser d’autres “Pourquoi”.

2. Assumer des liens de cause à effet

La technique des 5 Pourquoi peut parfois inciter à supposer des liens de cause à effet qui n’existent pas. Prenez le temps d’examiner chaque réponse et d’être certain que la cause et l’effet sont reliés l’un à l’autre. Si nécessaire, faites des recherches supplémentaires ou parlez-en à des témoins.

3. Se focaliser sur une seule piste

Une autre difficulté commune est de se concentrer uniquement sur une seule chaîne de “Pourquoi”, alors que le problème pourrait avoir plusieurs causes racines. Si vous constatez que plusieurs pistes se présentent, n’hésitez pas à conduire plusieurs sessions de “5 Pourquoi” simultanément.

4. Culpabiliser ou blâmer des personnes

La technique des 5 Pourquoi vise à identifier les causes profondes d’un problème, pas à blâmer des individus. Si vous constatez que l’exercice se transforme en session de blâme, recentrez la discussion sur les processus et non les personnes.

Ressources supplémentaires

Après avoir compris les bases de la technique des 5 Pourquoi, vous voudrez peut-être vous familiariser davantage avec le sujet. Il existe plusieurs ressources utiles pour approfondir vos connaissances et découvrir des applications plus spécifiques de cet outil.

N’oubliez pas qu’Internet regorge d’articles, de blogs, de podcasts et de vidéos consacrés à la technique des 5 Pourquoi. Vous y trouverez une multitude d’exemples concrets d’application et des études de cas réels.

Pour ceux préférant une approche plus académique, il existe de nombreux livres de référence sur le sujet. Certains d’entre eux approfondissent les principes des 5 Pourquoi, d’autres les mettent en contexte dans l’ensemble des techniques de résolution de problèmes.

Enfin, plusieurs formations en ligne traitent de la gestion des problèmes et de la prise de décision, où la technique des 5 Pourquoi figure souvent en bonne place. Ces cours sont généralement animés par des experts du domaine et permettent d’obtenir un retour rapide et pertinent sur vos propres tentatives d’application.

Alors n’hésitez pas à explorer ces ressources et à continuer à apprendre et à parfaire vos compétences en matière de résolution de problèmes avec la technique des 5 Pourquoi.

Conclusion

La technique des “5 pourquoi” est un outil précieux pour le développement personnel. Elle nous offre une méthode structurée pour approfondir notre compréhension des problèmes auxquels nous sommes confrontés et pour trouver des solutions durables.

En nous faisant creuser plus profondément la véritable origine des problèmes, elle nous permet de trouver des solutions réellement efficaces. En effet, bien souvent, le problème que nous pensons être la cause de nos soucis n’est qu’un symptôme.

Par conséquent, appliquer cette technique peut nous aider à améliorer nos relations, notre gestion du temps, notre satisfaction professionnelle et bien plus encore. Réussir à mettre en pratique la technique des “5 pourquoi” permet d’avancer sur la voie d’une vie meilleure et plus épanouissante.

PS : Envie d'aller enfin vers votre meilleure vie ? Jetez un coup d'oeil à notre masterclass "Tracez votre plan de vie vers le succès"

Sommaire

Découvrez, apprenez... Avancez !