Nous avons tous des listes de tâches interminables et parfois, il devient difficile de déterminer par quoi commencer. Que vous soyez un étudiant chargé de devoirs, un parent stressé par les tâches ménagères ou un professionnel submergé par un flux constant de travail, prioriser vos tâches est une compétence inestimable. C’est justement ce qu’est la priorisation: déterminer l’ordre dans lequel accomplir les tâches en fonction de leur importance. Cela vous permet non seulement de gagner du temps, mais également d’augmenter votre efficacité et de diminuer votre niveau de stress. Grâce à ce guide, vous apprendrez à maîtriser l’art de la priorisation pour structurer votre journée de manière productive.
Sommaire
Préparation
Avant de plonger dans les détails de comment prioriser efficacement vos tâches, assurez-vous d’avoir les ressources et outils appropriés à portée de main.
Outils et ressources nécessaires
-
Un calendrier ou agenda : Cela peut être aussi bien la version numérique sur votre téléphone ou ordinateur ou bien un agenda traditionnel sur papier. Assurez-vous qu’il y a suffisamment d’espace pour noter tous les détails.
-
Un système de prise de notes: Comme un bloc-notes, une application de prise de notes sur votre smartphone ou un tableau. Le but est d’avoir un espace où vous pouvez répertorier, classer et suivre toutes vos tâches à accomplir.
-
Stylos ou crayons de différentes couleurs: Ces derniers peuvent aider à distinguer les tâches en fonction de leur importance, de leur urgence ou de leur nature.
-
Accessoires de bureau : tels que des autocollants ou post-it, pour noter des tâches importantes ou urgentes et les coller à des endroits bien en vue.
-
Un endroit calme et confortable pour vous permettre de vous concentrer pleinement.
Mise en place
Commencez par rassembler tous vos outils à un endroit. Ensuite, répertoriez toutes vos tâches, indépendamment de leur importance ou de leur urgence. Considérez les travaux à venir, les échéances, les rendez-vous, les obligations familiales, etc. Écrivez-les tous dans votre système de prise de notes.
Ensuite, assignez une date d’échéance à chaque tâche si cela est possible et pertinent. De plus, estimez la durée requise pour chaque tâche.
Enfin, notez les éventuelles dépendances entre les tâches – c’est-à-dire les tâches qui doivent être effectuées avant d’autres tâches.
Pas-à-Pas détaillé
Des étapes détaillées pour vous aider à prioriser efficacement vos tâches, et ainsi améliorer votre productivité.
Étape 1 : Listez toutes vos tâches
Identifiez et notez toutes les tâches que vous devez réaliser. L’objectif est d’avoir un panorama complet de ce que vous devez accomplir, quels que soient leur taille ou leur importance. N’oubliez pas d’inclure aussi bien les tâches personnelles que professionnelles.
Étape 2 : Évaluez l’urgence et l’importance de chaque tâche
Décidez de l’importance et de l’urgence de chaque tâche. Considérez l’importance comme la valeur ou l’impact que la tâche apporte, et l’urgence comme une mesure du temps.
Étape 3 : Classez vos tâches selon la matrice Eisenhower
La matrice Eisenhower est une méthode efficace pour classer vos tâches. C’est un carré divisé en quatre quadrants :
- Quadrant 1 : Tâches importantes et urgentes
- Quadrant 2 : Tâches importantes, mais pas urgentes
- Quadrant 3 : Tâches pas importantes, mais urgentes
- Quadrant 4 : Tâches ni importantes, ni urgentes
En plaçant chaque tâche dans le quadrant approprié, vous pouvez rapidement voir où vous devriez concentrer vos efforts.
Étape 4 : Priorisez et créez votre plan d’action
Maintenant que vos tâches sont classées, il est temps de les programmer. Commencez par les tâches du Quadrant 1, puis passez au Quadrant 2. Les tâches du Quadrant 3 peuvent être déléguées si possible, et celles du Quadrant 4 peuvent souvent être éliminées ou repoussées.
Étape 5 : Réévaluez régulièrement
Finalement, créer une liste de tâches principales n’est pas une opération à faire une fois pour toutes. Il est essentiel de réévaluer régulièrement vos priorités, car elles peuvent évoluer en fonction des changements dans votre vie ou dans votre travail.
Astuce
Il peut être tentant de sauter des tâches « importantes mais pas urgentes » en faveur de tâches « urgentes mais pas importantes ». Résistez à cette tentation. Investir du temps dans les activités importantes vous aidera à atteindre vos objectifs ?? long terme.
4 – Vérification
Une fois que vous avez hiérarchisé vos tâches, il est crucial de vous assurer que cette priorisation est efficace et atteint ses objectifs. Pour cela, voici quelques points de vérification :
Comment savoir si c’est réussi ?
- Vos tâches les plus importantes sont-elles en haut de votre liste ?
- La liste reflète-t-elle vos objectifs à court et à long terme ?
- Êtes-vous en mesure de réaliser toutes les tâches qui ont été définies comme prioritaires dans la journée ?
- Êtes-vous moins stressé(e) et avez-vous le sentiment de progresser dans la réalisation de vos objectifs ?
Que faire si…
Si vous ne parvenez pas à réaliser toutes vos tâches prioritaires : Il se pourrait que vous ayez été trop ambitieux(se) dans la définition de vos tâches prioritaires. Essayez de décomposer ces tâches en sous-tâches plus petites et plus gérables, ou reportez certaines à un autre jour.
Si vous vous sentez toujours débordé(e) par votre liste de tâches : Vous avez peut-être besoin de déléguer certaines tâches ou de dire non à certaines demandes pour vous concentrer sur ce qui est vraiment important.
Si vous avez accompli toutes vos tâches mais sans voir de progression vers vos objectifs : Vérifiez que vos tâches prioritaires sont bien alignées avec vos objectifs. Il se peut que vous passiez votre temps sur des tâches urgentes mais pas importantes.
5 – Optimisation
Une fois que vous avez maîtrisé le processus de base de la priorisation des tâches, venez optimiser cette compétence en y ajoutant des nuances supplémentaires.
Ajouter des deadlines
La mise en place de dates limites peut augmenter votre productivité. Servez-vous de vos délais pour classer vos tâches. Les tâches due à court terme doivent naturellement être plus hautes dans votre liste de priorités que celles dont la date d’échéance est plus éloignée.
Estimer le temps d’accomplissement
Estimer le temps qu’il vous faudra pour accomplir chaque tâche peut vous aider à planifier votre journée plus efficacement. Si certaines tâches prendront beaucoup de temps, déterminez si vous pouvez les diviser en sous-tâches plus petites.
Assigner des niveaux d’énergie
Une autre approche pour prioriser vos tâches est de tenir compte de votre niveau d’énergie prévu à différents moments de la journée. Par exemple, si vous savez que vous serez plus énergique le matin, prévoyez de faire votre tâche la plus importante pendant cette période.
Développer votre sens du discernement
Sur le long terme, pratiquer la priorisation des tâches vous aidera à développer votrre discernement, c’est-à-dire votre capacité à distinguer rapidement ce qui est important de ce qui ne l’est pas. C’est une compétence qui vous servira bien au-delà de la simple gestion des tâches. Vous pourrez l’étendre à des décisions plus larges dans votre vie.
Entretien et suivi
Une fois que vous maîtrisez l’art de la priorisation, il est important de ne pas devenir complaisant. La priorisation est un exercice continu et peut nécessiter des ajustements réguliers en fonction des changements dans votre vie ou votre travail. Voici comment vous pouvez assurer un entretien constant et un suivi de votre processus de priorisation :
1.
Réévaluez vos tâches régulièrement
Réévaluez vos priorités au moins une fois par semaine. Vos priorités peuvent changer en fonction de nouvelles tâches, de tâches complétées ou de changements dans votre environnement personnel ou professionnel. Cette réévaluation vous assurera que votre liste de tâches reste pertinente et en adéquation avec vos objectifs actuels.
Astuce : planifiez cette réévaluation de manière régulière dans votre agenda pour vous assurer de ne pas l’oublier.
2.
Faites des ajustements lorsque c’est nécessaire
Si vous vous rendez compte qu’une tâche particulière prend beaucoup plus de temps que prévu ou qu’elle est devenue plus ou moins importante pour une raison quelconque, n’hésitez pas à réajuster sa priorité. Rester flexible vous permet de vous adapter à votre situation et de garder le contrôle de votre emploi du temps.
3.
Gardez une trace de votre progrès
Surveillez régulièrement vos progrès en fonction des tâches que vous avez terminées. Cela vous permettra de voir concrètement où vous en êtes dans l’atteinte de vos objectifs et peut vous motiver à continuer vos efforts. Utilisez un outil de suivi de tâches si cela est utile pour vous.
4.
Cherchez des opportunités d’amélioration
Soyez toujours à l’affût de nouvelles méthodes ou de nouveaux outils qui pourraient vous aider à améliorer votre processus de priorisation. La veille continue est un excellent moyen de rester à jour et d’améliorer constamment votre efficacité.
Une bonne priorisation est l’un des fondements de la productivité. Plus vous vous y attachez, plus vous deviendrez efficace pour accomplir ce qui doit être fait et pour atteindre vos objectifs.
Récapitulatif rapide
Pour prioriser efficacement vos tâches, voici un récapitulatif du processus :
- Identification : Faites la liste de toutes vos tâches et obligations.
- Evaluation : Déterminez l’importance et l’urgence de chaque tâche.
- Classification : Utilisez la matrice d’Eisenhower pour classer vos tâches selon leur importance et leur urgence.
- Définition des priorités : Sur la base de cette classification, définissez l’ordre de réalisation de vos actions.
- Action : Commencez à traiter vos tâches par ordre de priorité.
Continuez à ajuster et à affiner votre processus de priorisation pour qu’il soit toujours en adéquation avec vos besoins et vos objectifs.
Sujets connexes pour approfondir
Voici différents sujets complémentaires qui vous aideront à optimiser davantage la manière dont vous priorisez vos tâches, tout en améliorant votre gestion du temps et votre productivité globale.
- Gestion du temps : Posséder des compétences solides en gestion du temps est essentiel pour réussir à prioriser efficacement vos tâches. Cette compétence vous permettra d’allouer du temps de manière appropriée à chacune de vos tâches selon leur niveau de priorité.
- Productivité personnelle : en plus de savoir comment prioriser vos tâches, avoir un aperçu de ce qu’est la productivité personnelle et comment l’optimiser peut vous aider à accomplir plus en moins de temps.
- Planification stratégique : en comprenant comment créer un plan d’action détaillé, vous pouvez cartographier la manière d’aborder chaque tâche, y compris quand et comment les effectuer pour augmenter votre efficacité.
- La technique Pomodoro : ce système de gestion du temps est une méthode efficace qui peut être intégrée à votre routine pour réduire la fatigue cognitive, tout en augmentant votre concentration et votre productivité.
- Mindfulness : parfois, savoir comment rester présent et concentré est la clé pour gérer efficacement vos tâches. Le mindfulness ou pleine conscience, peut vous aider à rester concentré sur une tâche à la fois, ce qui peut augmenter votre efficacité.
Chaque sujet énuméré ci-dessus pourrait valoir un guide à part entière. Il est recommandé d’approfondir ces sujets et d’intégrer les techniques appropriées dans votre routine pour améliorer la manière dont vous priorisez vos tâches.
PS : Si l’efficacité de la priorisation des tâches vous semble encore un défi, découvrez notre service « Plan d’Action Personnalisé » où nos experts vous aideront à mettre en place une stratégie adaptée à vos besoins pour optimiser votre productivité.
